Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Responsable : MULTI PRO MATIK

Adresse : 771 AVENUE MARC LEPOUTRE 84700 SORGUES

Contact protection des données : contact@spotoptim.fr

Aucun délégué à la protection des données (DPO) n'est formellement désigné à ce jour. Toute demande relative à vos données personnelles peut être adressée au contact ci-dessus.

2. Parcours concernés

Cette politique s'applique aux informations transmises via :

• le formulaire « Proposer un espace » ;
• le formulaire « Rechercher un emplacement » ;
• le formulaire « Devenir partenaire » ;
• le formulaire de demande de mise en relation depuis une opportunité publiée ;
• l'administration de la plateforme (accès protégé, réservé à l'équipe SpotOptim).

3. Catégories de données collectées

Selon le formulaire utilisé : identité (nom, prénom), coordonnées professionnelles (email, téléphone, société), informations relatives à un emplacement ou à un projet, contenu libre (description, message), et le cas échéant des photographies. Les photographies sont systématiquement retraitées à l'import pour en supprimer les métadonnées techniques (géolocalisation, appareil, date) avant tout traitement ultérieur.

Sont également enregistrés, automatiquement, l'adresse IP et les caractéristiques du navigateur au moment de chaque soumission — uniquement à titre de preuve de l'acceptation exprimée (voir §6).

4. Finalités et caractère obligatoire ou facultatif

• Traiter votre dépôt ou votre demande, et vous recontacter à ce sujet — nécessaire au service demandé (base exacte selon votre qualité, voir §5).
• Qualifier votre dossier et le rapprocher d'opportunités compatibles (mise en correspondance interne) — nécessaire au service.
• Publier une version anonymisée de votre espace ou de votre recherche — facultatif, uniquement si vous l'autorisez explicitement.
• Transmettre vos coordonnées à l'autre partie dans le cadre d'une demande de mise en relation que vous avez initiée — nécessaire à l'objet même de cette demande, jamais automatique (voir §10).
• Sécuriser le service et prévenir les abus (limitation de débit, journal des actions d'administration) — intérêt légitime de SpotOptim.

Aucune de vos données n'est utilisée à des fins de prospection commerciale ou de newsletter : cette finalité n'existe pas aujourd'hui.

5. Bases juridiques

La base juridique applicable dépend de la qualité de la personne concernée :

• A. Vous agissez en votre nom propre(par exemple un porteur de projet individuel) et êtes directement partie à la relation avec SpotOptim : exécution des Conditions Générales d'Utilisation et des mesures précontractuelles que vous demandez, dans la mesure où le traitement est objectivement nécessaire (traitement du dossier, qualification, recontact à son sujet, réponse à une demande de mise en relation que vous avez initiée).
• B. Vous agissez comme contact professionnel au nom d'une société ou d'une organisation(salarié, dirigeant, représentant remplissant un formulaire pour le compte d'une entreprise) : intérêt légitime de SpotOptim et de l'organisation concernée à traiter la demande professionnelle qui nous est adressée, à qualifier le dossier correspondant et à communiquer avec vous en tant qu'interlocuteur, sous réserve de vos droits et intérêts. Les intérêts poursuivis sont précisément : le traitement des demandes B2B adressées à SpotOptim par les représentants d'organisations, ainsi que la qualification et la mise en correspondance de ces demandes.
• C. Publication anonymisée :autorisation spécifique, distincte des cas A et B — vous pouvez utiliser SpotOptim sans jamais l'accorder (voir §9).
• D. Sécurité, prévention des abus, administration et traçabilité :intérêt légitime de SpotOptim à sécuriser sa plateforme, prévenir les usages abusifs des formulaires publics non authentifiés et assurer la traçabilité des actions de son équipe d'administration.

Pour les traitements fondés sur l'intérêt légitime (B et D), une analyse interne de mise en balance entre cet intérêt et les droits des personnes concernées est conservée par SpotOptim.

6. Preuve de l'acceptation du cadre d'utilisation

Chaque formulaire comporte une case d'acceptation unique des Conditions Générales d'Utilisationet de prise de connaissance de la présente politique. Cette acceptation est horodatée et conservée avec l'adresse IP, le navigateur utilisé et la version des textes en vigueur au moment de la soumission — elle sert de preuve que l'information a bien été présentée, pas de base juridique du traitement lui-même (voir §5).

7. Destinataires

Vos données sont accessibles à l'équipe SpotOptim habilitée à traiter les dossiers. Elles ne sont transmises à un tiers que dans les cas suivants, tous décrits ailleurs dans cette politique : publication anonymisée que vous avez autorisée (§9), ou transmission de vos coordonnées dans le cadre d'une demande de mise en relation que vous avez vous-même initiée (§10). En dehors de ces deux cas, vos données ne sont jamais communiquées à un autre utilisateur de la plateforme.

8. Prestataires techniques

• Neon — hébergement de la base de données.
• Brevo — envoi des emails transactionnels (accusés de réception, alertes internes).
• Cloudflare R2 — stockage des photographies et documents.
• IGN / Géoplateforme — géocodage serveur d'une adresse ; peut recevoir l'adresse strictement nécessaire à cette opération, jamais depuis le navigateur.
• OpenFreeMap — fond cartographique affiché dans le navigateur ; ne reçoit aucune adresse précise, uniquement la zone de carte affichée.
• Hébergeur applicatif — NETLIFY.

Si l'un de ces prestataires traite des données hors de l'Espace économique européen, ce traitement est encadré conformément aux mécanismes prévus par le RGPD (clauses contractuelles types ou équivalent). Les garanties contractuelles précises de chaque prestataire sont vérifiées avant toute ouverture publique du service.

9. Publication anonymisée

Si vous l'autorisez explicitement, une version anonymisée de votre espace ou de votre recherche peut être publiée sur SpotOptim : commune ou secteur approximatif, type d'espace, caractéristiques générales — jamais votre identité, vos coordonnées, l'adresse exacte ni des coordonnées GPS précises. Cette autorisation est distincte du traitement de votre dossier : vous pouvez déposer un dossier sans jamais l'accorder, et la publication reste techniquement impossible sans cette autorisation positive.

10. Demande de mise en relation

Lorsque vous manifestez un intérêt pour une opportunité publiée, vos coordonnées ne sont transmises à la personne ou au professionnel concerné qu'après étude de votre demande par notre équipe, et seulement si elle est retenue. Cette transmission n'est jamais automatique.

11. Durées de conservation

Politique de conservation retenue pour la présente version — les mécanismes de purge automatique correspondants sont en cours de mise en œuvre et ne sont pas encore tous exécutés techniquement à ce jour :

• Dossiers (espace, recherche, candidature partenaire, demande de mise en relation) : pendant toute la durée nécessaire à leur traitement, puis jusqu'à 3 ans à compter de la clôture du dossier ou du dernier contact significatif, sauf nécessité de conservation plus courte.
• Publications anonymisées : tant que l'opportunité reste active et l'autorisation en vigueur ; dépubliées en cas de clôture du dossier ou de retrait de l'autorisation.
• Photographies et documents : même durée fonctionnelle que le dossier auquel ils se rattachent ; la variante publique d'une photo est retirée dès qu'elle n'a plus à être publiée.
• Preuves de l'acceptation du cadre d'utilisation : certaines données strictement nécessaires à la défense de nos droits peuvent être conservées en archivage restreint jusqu'à 5 ans lorsque cela se justifie.
• Journal des envois d'emails (accusés de réception, alertes internes) : conservation ciblée à 12 mois, sauf nécessité de conservation adaptée liée à un incident ou à un contentieux.
• Journal des actions d'administration (sécurité, traçabilité) : conservation proportionnée aux besoins de sécurité, de traçabilité et de défense de nos droits. Sa durée n'est pas encore arrêtée définitivement et ne fait l'objet d'aucune purge automatique à ce jour.

12. Sécurité

Le site met en œuvre des mesures techniques raisonnables pour protéger vos données : chiffrement des échanges, séparation stricte entre les données privées et les fiches publiées publiquement, limitation de débit sur les formulaires publics, accès à l'administration protégé par authentification à deux facteurs.

13. Vos droits

Sous réserve des conditions prévues par la réglementation, vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement lorsqu'il est applicable, de limitation, et d'opposition lorsque la base juridique du traitement le permet. Vous pouvez également retirer à tout moment votre autorisation de publication anonymisée.

Ces demandes peuvent être adressées au contact protection des données ci-dessus (§1). Elles sont aujourd'hui traitées manuellement par notre équipe ; aucun portail en libre-service n'est encore disponible.

Vous disposez également du droit d'introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) — www.cnil.fr.

14. Cookies et traceurs

Le site public n'utilise aucun outil d'analyse d'audience, aucun pixel publicitaire et aucun traceur marketing. Seul l'espace d'administration, réservé à l'équipe SpotOptim, utilise un cookie strictement nécessaire à la connexion sécurisée — aucune bannière de consentement n'est donc nécessaire pour la partie publique du site.

15. Version de cette politique

Version 1.0 — mise à jour le 2026-08-20.